Các bước xử lý khi bị mất hộ chiếu ở nước ngoài

Ngay khi phát hiện ra hộ chiếu đã bị mất, bạn phải hết sức bình tĩnh vì bạn vẫn có thể được hỗ trợ làm lại giấy tờ hoặc xin cấp giấy thông hành để trở về Việt Nam nếu thực hiện đúng quy trình. Quan trọng là xử lý theo đúng thứ tự và giữ lại đầy đủ các giấy tờ, chứng từ phát sinh. Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện ngay khi phát hiện bị mất hộ chiếu.

Bước 1: Trình báo ngay với cảnh sát địa phương của nước sở tại

Đây là bước bắt buộc phải làm đầu tiên. Cơ quan ngoại giao Việt Nam sẽ không thể cấp giấy tờ mới cho bạn và công ty bảo hiểm cũng sẽ từ chối bồi thường nếu thiếu biên bản xác nhận của cảnh sát. Ngay khi phát hiện hộ chiếu bị mất, bạn phải đến đồn cảnh sát địa phương và trình báo ngay để được cấp Giấy xác nhận mất giấy tờ (Police Report) có chữ ký và đóng dấu mộc của cơ quan cảnh sát. Khi trình báo, hãy nêu rõ số hộ chiếu, thời điểm và địa điểm nghi bị mất. Nếu bị trộm cướp, hãy mô tả chi tiết sự việc để biên bản có giá trị thuyết phục hơn đối với bên bảo hiểm. Khi trình báo, cảnh sát thường sẽ yêu cầu bạn cung cấp một số thông tin như:

• Họ và tên.
• Quốc tịch.
• Số hộ chiếu (nếu nhớ hoặc có bản sao).
• Thời gian, địa điểm phát hiện bị mất.
• Mô tả hoàn cảnh xảy ra sự việc.
• Thông tin liên hệ tại nước sở tại.

Bước 2: Liên hệ ngay với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại

Sau khi đã trình báo với cảnh sát và lấy được Giấy xác nhận mất giấy tờ (Police Report), bạn hãy liên hệ ngay với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia bạn đang lưu trú. Khi liên hệ, bạn nên chuẩn bị trước các thông tin sau:

• Họ tên đầy đủ.
• Ngày tháng năm sinh.
• Số Căn cước công dân (nếu nhớ).
• Số hộ chiếu (nếu có bản sao).
• Ngày nhập cảnh.
• Quốc gia đang lưu trú.
• Địa chỉ khách sạn hoặc nơi ở hiện tại.
• Số điện thoại.

Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn điền Đơn trình báo mất hộ chiếu. Ngay khi đơn này được tiếp nhận, thông tin cuốn hộ chiếu cũ của bạn sẽ được nhập vào hệ thống của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để hủy giá trị sử dụng trên toàn thế giới. Điều này giúp bạn tránh được rủi ro bị kẻ gian dùng hộ chiếu để làm việc phạm pháp.

Bước 3: Xin cấp hộ chiếu tạm thời hoặc giấy thông hành

Sau khi được hướng dẫn, tùy thuộc vào lịch trình tiếp theo của bạn, Đại sứ quán sẽ xem xét cấp một trong hai loại giấy tờ sau:

• Giấy thông hành (Certificate of Return): Dành cho người muốn về nước ngay. Thời gian cấp khá nhanh, thường chỉ mất từ 1 đến 3 ngày làm việc (nếu bạn có đủ bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân). Nếu đi theo đoàn du lịch hoặc công tác, thủ tục này có thể hoàn tất trong vòng 24 giờ. Giấy thông hành chỉ có giá trị sử dụng một lần để nhập cảnh lại vào Việt Nam.
• Hộ chiếu tạm thời (thời hạn 12 tháng): Dành cho người muốn tiếp tục hành trình sang nước khác. Thời gian xử lý thường từ 2 đến 5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ bằng chứng về quốc tịch và nhập cảnh hợp pháp.

Khi xin cấp hộ chiếu tạm thời hoặc giấy thông hành bạn phải chuẩn bị hồ sơ cho thủ tục này, hồ sơ thường sẽ bao gồm:

• Tờ khai theo mẫu.
• Ảnh chân dung theo quy định.
• Giấy xác nhận mất giấy tờ (Police Report).
• CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác.
• Bản photocopy hoặc ảnh chụp passport (nếu còn lưu).
• Vé máy bay hoặc lịch trình di chuyển (tùy trường hợp).

Trong quá trình xét duyệt, cơ quan Lãnh sự quán/Đại sứ quán có thể yêu cầu bạn bổ sung thêm giấy tờ để xác minh danh tính vì vậy bạn nên chuẩn bị đầy đủ và trung thực để thủ tục xử lý diễn ra nhanh hơn.

Bước 4: Liên hệ với bên công ty bảo hiểm

Trong lúc chờ đợi thủ tục cấp giấy tờ được hoàn thành, hãy gọi ngay vào đường dây nóng (Hotline) được in trên hợp đồng bảo hiểm du lịch hoặc gửi Email cho họ để mở hồ sơ khiếu nại (Claim). Nhân viên của bên bảo hiểm sẽ hướng dẫn bạn chính xác những loại giấy tờ, hóa đơn nào hợp lệ tại quốc gia đó để đem về Việt Nam thanh toán. Trong suốt quá trình làm lại giấy tờ, hãy yêu cầu xuất biên lai/hóa đơn cho mọi khoản chi phí phát sinh như Lệ phí đóng cho Đại sứ quán, tiền taxi đi lại giữa khách sạn, đồn cảnh sát, Đại sứ quán, tiền khách sạn phải thuê thêm ngày do trễ chuyến bay và tiền đổi vé/mua vé máy bay mới. Tất cả những hóa đơn này là bằng chứng để bảo hiểm hoàn tiền lại cho bạn.

Chi phí và thời gian cấp lại hộ chiếu và giấy thông hành

• Lệ phí cấp lại hộ chiếu (tại Đại sứ quán Việt Nam): Theo quy định hiện hành là 400.000 VND (cấp lại do mất). Trường hợp làm online tại Việt Nam là 360.000 VND (10% giảm phí, nhưng ở nước ngoài thường sẽ nộp trực tiếp).

• Lệ phí cấp giấy thông hành: Tại Việt Nam hiện chỉ áp dụng cấp giấy thông hành cho một số đối tượng, ở nước ngoài Đại sứ quán sẽ hướng dẫn cụ thể cho bạn, chi phí thường dao động từ 50.000 - 100.000 VND hoặc miễn phí tùy trường hợp.
• Thời gian xử lý tại Lãnh sự quán: Nếu hồ sơ đầy đủ, Đại sứ quán có thể cấp lại hộ chiếu tạm thời cho bạn trong khoảng từ 2 - 5 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh phức tạp, có thể mất thêm 1 - 2 ngày. Nếu chỉ cấp giấy thông hành, thường sẽ từ 1 - 2 ngày làm việc.
• Chi phí ăn ở và các chi phí phát sinh khác: Bao gồm chi phí gửi fax/email, ảnh, dịch thuật (nếu cần),... chi phí thường dao động từ 20 - 30 USD/người (525.000 - 788.000 VND). Một số nước cấp hộ chiếu qua đường bưu điện sẽ thu thêm cước.
• Chi phí vé máy bay về nước: Vé hạng thường có giá từ 100 - 200 USD/người (2.625.000 - 5.250.000 VND) (tùy chặng), không được bảo hiểm đền bù (trừ chi phí hoãn chuyến bay nếu mua bảo hiểm có tính năng này).
• Chi phí làm thủ tục bảo hiểm: Không mất phí, nhưng công ty bảo hiểm sẽ yêu cầu hồ sơ rõ ràng.

Quyền lợi và thủ tục bồi thường của bảo hiểm du lịch

Nếu bạn có mua bảo hiểm du lịch quốc tế trước chuyến đi, đây là lúc quyền lợi này phát huy tác dụng. Công ty bảo hiểm sẽ hỗ trợ bằng cách chi trả lại các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bạn bị kẹt lại nước sở tại để làm lại giấy tờ mới. Điều kiện để được bồi thường là bạn phải xuất trình được giấy xác nhận của cảnh sát và báo cho công ty bảo hiểm trong thời gian quy định (thường từ 24 - 48 giờ sau sự cố). Bảo hiểm thường sẽ hỗ trợ chi phí cấp lại hộ chiếu hoặc giấy thông hành, chi phí đi lại, ăn ở phát sinh, chi phí đổi vé máy bay hoặc dời lịch trình trong thời gian chờ đợi giấy tờ mới. Một số hãng như Pacific Cross có mức bồi thường lên đến 200 USD/ngày (tối đa 2.000 USD) cho gói cao cấp.

Các giấy tờ, hồ sơ bắt buộc phải mang về Việt Nam để yêu cầu bồi thường

• Bản gốc Giấy xác nhận báo mất của cảnh sát địa phương (Police Report).
• Biên lai thu tiền/Hóa đơn của Đại sứ quán khi làm giấy thông hành hoặc hộ chiếu tạm thời.
• Hóa đơn thanh toán hợp lệ (Receipt/Invoice) của khách sạn cho những đêm lưu trú phát sinh.
• Biên lai taxi, vé tàu xe. Nếu bạn đặt qua ứng dụng như Grab hoặc Uber ở nước ngoài, hãy chụp màn hình hóa đơn điện tử hoặc xuất file gửi về email.
• Hóa đơn mua vé máy bay mới và thẻ lên máy bay (Boarding pass) của chuyến bay về nước.
• Bản sao Giấy thông hành hoặc Hộ chiếu tạm thời mà bạn vừa được cấp.

Những trường hợp bảo hiểm sẽ từ chối bồi thường

• Không thông báo đúng thời hạn: Bạn không trình báo với cảnh sát địa phương trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện mất.
• Do sự bất cẩn của cá nhân: Bạn để quên hộ chiếu trên phương tiện công cộng, vứt balo ở ghế đá công viên rồi đi vệ sinh hoặc để hớ hênh trên bàn nhà hàng mà không có sự trông coi. Bảo hiểm thường chỉ đền bù nếu tài sản của bạn bị cướp giật, móc túi, hoặc bị trộm cạy phá két sắt trong phòng khách sạn (có kết luận của cảnh sát).
• Thiếu các chứng từ gốc: Bạn không có Biên bản của cảnh sát (Police Report) hoặc mất sạch các hóa đơn thanh toán phát sinh.

Một số lưu ý cho chuyến đi

• Luôn lưu ảnh hộ chiếu, visa, CCCD trên Google Drive, iCloud hoặc gửi vào email cá nhân. Đồng thời, in thêm bản sao để khi bị mất bản gốc, những bản sao này sẽ giúp Đại sứ quán làm thủ tục cho bạn nhanh hơn.
• Tuyệt đối không để hộ chiếu chung với toàn bộ tiền mặt, thẻ tín dụng và điện thoại. Nếu chẳng may bị giật túi hay mất balo, bạn vẫn còn tiền để bắt taxi đến đồn cảnh sát hoặc mua đồ ăn dọc đường.
• Hãy chuẩn bị sẵn vài tấm ảnh thẻ 4x6 nền trắng ở Việt Nam và mang theo bên người. Ở nước ngoài, việc đi tìm một tiệm chụp ảnh lấy ngay có thể vừa đắt vừa mất thời gian trong lúc bạn đang bối rối.
• Lưu sẵn số điện thoại khẩn cấp đồng thời note lại địa chỉ của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước bạn sắp đến vào điện thoại hoặc sổ tay trước khi bay để khi xảy ra vấn đề bạn sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm.
• Giữ lại đầy đủ các hóa đơn, biên lai và giấy xác nhận liên quan đến việc làm lại hộ chiếu hoặc các chi phí phát sinh nếu bạn muốn yêu cầu bên bảo hiểm du lịch bồi thường.
• Đọc kỹ điều khoản trong hợp đồng của bảo hiểm du lịch trước khi mua, đặc biệt là quyền lợi liên quan đến mất giấy tờ cá nhân, mức bồi thường và các trường hợp bị loại trừ, để tránh hiểu nhầm khi cần yêu cầu hỗ trợ.

FAQ

Mất hộ chiếu ở nước ngoài có về Việt Nam được không?

Có. Nếu bị mất hộ chiếu khi đang ở nước ngoài, bạn vẫn có thể trở về Việt Nam sau khi được cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) tại nước ngoài cấp hộ chiếu mới hoặc giấy thông hành theo quy định. Bạn không nên tự ý xuất cảnh khi chưa có giấy tờ hợp lệ.

Làm lại hộ chiếu ở nước ngoài thường mất bao lâu?

Thời gian xử lý không cố định mà sẽ phụ thuộc vào quốc gia bạn đang lưu trú, hồ sơ cung cấp và quá trình xác minh thông tin. Nếu cần di chuyển gấp, bạn nên liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam để được hướng dẫn phương án phù hợp nhất.

Nếu tìm được hộ chiếu cũ sau khi đã báo mất có dùng lại được không?

Thông thường là không. Sau khi hộ chiếu đã được báo mất và bị cơ quan có thẩm quyền hủy giá trị sử dụng, bạn không nên tiếp tục sử dụng để xuất nhập cảnh. Nếu tìm lại được hộ chiếu cũ, hãy liên hệ Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc cơ quan cấp hộ chiếu để được hướng dẫn xử lý theo quy định.

Mất hộ chiếu ở nước ngoài có bị phạt không?

Có, bạn sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đến 2.000.000 đồng nếu không thông báo cho cơ quan thẩm quyền về việc mất hộ chiếu trong vòng 2 ngày làm việc. Nếu cố tình nhập cảnh về Việt Nam mà không thực hiện đúng các thủ tục pháp lý theo quy định, mức phạt sẽ tăng lên từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng. Những trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc đã bị xử phạt hành chính mà còn tái phạm thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nếu quốc gia tôi đang du lịch không có Đại sứ quán hay Lãnh sự quán Việt Nam thì phải làm thế nào?

Bạn hãy liên hệ ngay với Đại sứ quán Việt Nam kiêm nhiệm (thường ở nước láng giềng gần nhất với nước bạn đang ở) hoặc gọi trực tiếp vào số điện thoại của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam là (+84 4) 37993125. Bạn sẽ được hướng dẫn phương án xử lý tối ưu nhất, ví dụ như gửi hồ sơ qua bưu điện hoặc bạn sẽ được hướng dẫn đến cơ quan ngoại giao của nước đối tác để được hỗ trợ.

Có thể dùng hộ chiếu tạm thời để tiếp tục đi du lịch các nước khác không?

Hộ chiếu tạm thời thường có giá trị 12 tháng, có thể giúp bạn tiếp tục hành trình nếu bạn đáp ứng đủ các điều kiện về visa và nhập cảnh của các nước tiếp theo. Tuy nhiên, loại giấy tờ này chủ yếu được cấp để bạn di chuyển về nước hoặc đến một điểm đến định sẵn khi có việc khẩn cấp mà thôi.

Mất hộ chiếu ở nước ngoài chắc chắn là một trải nghiệm đáng lo nhưng hoàn toàn có thể xử lý ổn thỏa nếu bạn tuân thủ đúng quy trình Báo cảnh sát - liên hệ cơ quan Lãnh sự quán/Đại sứ quán - làm hồ sơ xin giấy tờ mới. Bí quyết để vượt qua sự cố này là bạn phải bình tĩnh và chủ động chuẩn bị từ trước, nhất là việc lưu trữ bản sao giấy tờ (mã vạch hộ chiếu, CCCD) trên GG Drive, iCloud,... và trang bị bảo hiểm du lịch để giảm thiểu tối đa các tổn thất về tài chính cũng như thời gian. Hy vọng những thông tin hữu ích này sẽ giúp chuyến du lịch của bạn được an toàn và trọn vẹn nhất nhé.